【文件存倉】四大文件儲存貼士 避免公司蒙受損失

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電子化已成文件儲存的新趨勢,不過法例規定部分文件需以紙本形式儲存,其中涉及公司機密、客人隱私等重要資料。不過公司地方有限,加上紙本文件容易遺失及被盜取,應該如何處理?今次小編與大家分享文件儲存貼士,避免公司蒙受損失。

貼士1)安保管重要文件

每間公司企業牽涉各類文件,雖然現今科技發達,不少公司也傾向電子化,但部分文件受香港法例規定,需以紙本形式儲存紀錄,例如會計憑證、帳冊、合約正副本等。不過並非每間公司都妥善保管重要文件,如果處理不慎,便會將重要資料外洩,損害公司利益及聲譽。

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公司可以考慮將紙張文件交由專業的儲存公司保管。城市迷你倉提供商業文件存倉服務,只有持智能卡人士能自由進出,並設有24小時嚴密的保安監察系統,可審慎記錄文件的翻閱紀錄,避免員工或訪客將機密文件外流。

貼士2)防止紙受潮發霉

紙張一旦受潮變黃或發霉,便難以回復原本面貌,更有機會令重要資料變得模糊不清。城市迷你倉在恆溫、濕度調節、燈光各方面均採用先進設備與技術,妥善保存各類紙本文件,提供全面可靠的服務。

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貼士3)注文件保存期限

大家要注意文件保存期限,保存過久或過短均屬違法。

《稅務條例》

根據香港《稅務條例》第 51C 條,規每名在香港經營某行業、專業或 業務的人,須就其 入息及開支以英文或中文備存足夠的紀錄 ,以便該行業、專業或業務的應評稅利潤能易於確定,並須在該紀錄所關乎的交易 、作為或營運完結後,將該紀錄保留為期最少7 年 。如果相關人士沒有合理辯解而沒有遵照規定保留業務記錄,可能會被罰款高達港幣10萬元。

《個人資料(私隱)條例》

根據《個人資料(私隱)條例》而發布的《人力資源管理實務守則》規定,僱主可保留前僱員的個人資料不超過7年,由前僱員離職當日起計。另僱主可保留落選求職者的個人資料不超過2年(由求職者落選的日期起計),之後則必須銷毀有關資料。

根據以上規定,公司應定期處理過期文件,以免觸犯相關係例,同時亦適時騰出文件儲存空間,以免愈積愈多。

貼士4)預有限 合理價

文件儲存並非短時間的事,不少文件都需要保存幾年以上的紀錄。不少公司地方有限,需要另覓地方儲存紙本文件,加上公司預算有限,因此合理價格是不少公司的主要考慮因素。有見及此,城市迷你倉特意推出「商業存倉優惠套餐」﹕

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